Ensuring the optimal performance of industrial assets—such as machinery, equipment, and components—is the primary mission of an Integrated Asset Management and Maintenance System.
To achieve this, the system is designed based on the principles of Comprehensive Asset Management, which leverages a range of mathematical tools to implement preventive maintenance as a strategy aimed at enhancing reliability. In this post, I will address key questions such as: What is Comprehensive Asset Management? What information systems support it? What methodologies and features does it include? 

Key Features of an EAM/CMMS

Asset Management refers to the planning and scheduling of physical resources throughout their useful life cycle. In this context, we focus exclusively on physical, tangible assets—such as facilities, systems, equipment, and components. Comprehensive Asset Management is defined as an integrated and systematic approach to operating, maintaining, improving, and adapting an organization's plants and infrastructure. Its goal is to create an environment that effectively supports the organization’s core objectives.

​In this context, robust IT support becomes increasingly essential as the organization grows in complexity or as asset performance becomes more critical to achieving business objectives. It is expected that within a company’s IT strategy—alongside the use of an Enterprise Resource Planning (ERP) system—an Enterprise Asset Management or Computerized Maintenance Management System (EAM/CMMS) will be present, either as an integrated module or as a standalone solution.

The expected features of these systems, when implemented as standalone solutions, include:

• Detailed Asset Registry and Parameters: The system must support a level of detail and aggregation that is meaningful for analysis and decision-making. It functions as a central repository of information for all subsequent modules and features that handle asset management and maintenance data. The asset registry should be navigable through a hierarchical and taxonomic structure—typically: Installation > System > Equipment Group > Equipment > Parts (hereafter referred to as ISGEEP).
  All system functionalities should either utilize the full registry or specific subsets of it. Likewise, all data inputs must originate from this registry, and all outputs must be recorded within it.

• Diagnostics and/or Criticality Analysis: This functionality enables the establishment of a hierarchy or prioritization within the ISGEEP structure based on criticality, which is directly proportional to risk. It creates a framework that supports informed decision-making and directs efforts and resources toward the areas and situations with the greatest business impact.
  Criticality analysis is a straightforward and easy-to-understand technique that assigns relative rankings to represent the likelihood and/or frequency of events and their potential consequences. These two dimensions—frequency and consequence—are then plotted on a risk matrix, typically color-coded to indicate the level of risk intensity associated with the ISGEEP elements under evaluation.

• Modelos matemáticos de Análisis de Desempeño y Fiabilidad: son variados, algunos responden a estándares para algunos tipos de industrias o actividades. Uno de los modelos más comunes es el modelo de Optimización Costo-Riesgo que permite comparar el costo asociado a una actividad para mitigar el riesgo (mantenimiento preventivo, mantenimiento predictivo, reemplazo, re-acondicionamiento, re-diseño, rehabilitación, actualización tecnológica, etc.), contra el nivel de reducción de riesgo o mejora en el desempeño debido a dicha acción. En otras palabras, el modelo permite saber “cuánto obtengo por lo que gasto”. El análisis “costo-riesgo” resulta particularmente útil para decidir en escenarios con intereses en conflicto, como el escenario “operación – mantenimiento”, en el cual el operador requiere que el equipo o proceso opere en forma continua para garantizar máxima producción, y simultáneamente, el mantenedor requiere que el proceso se detenga con cierta frecuencia para poder mantener y ganar confiabilidad en el mismo.
• Gestión de Planes de Mantenimiento: comprende la planificación, programación y asignación de las actividades de mantenimiento (Correctivo, Preventivo, Predictivo y Proactivo) resultado de los diferentes análisis aportados por disciplinas, métodos y técnicas para la optimización del ciclo de vida de los activos. Destaca para los mantenimientos a mediana y gran escala el enfoque basado en la Gestión de Proyectos. La fuerte integración con los módulos que implementan modelos estadísticos de análisis de desempeño y fiabilidad es un factor fundamental para la toma de decisiones en torno a la actividad de planificación.

• Optimización de Inventarios: comprende la elaboración de una política de gestión de inventarios para las actividades de mantenimiento, se aborda a través de modelos matemáticos que sobre un análisis costo – (riesgo) – beneficio determinen el número óptimo de inventario para equipos, partes, piezas de reemplazo, etc.

• Gestión de Tareas de Mantenimiento: comprende la actividad de rutina de detección de fallas o desviaciones y todo el ciclo de vida posterior desde su asignación como tarea a los especialistas de mantenimiento, el control del trabajo, la utilización de consumibles y piezas, hasta su conclusión. A diferencia de la Gestión de Planes de Mantenimientos, se aborda un enfoque más reactivo, en corto plazo y pronta respuesta.

En la integración con las soluciones de tipo ERP de una empresa el EAM/CMMS si bien tiene características que le son particulares a su dominio existen interrelaciones especializadas con otros dominios, en el contexto global del negocio resultan ser ejemplos:

• Gestión Contable y Finanzas: relativa a las operaciones durante el ciclo completo de vida del activo.
• Gestión de Proyectos: cuando se requiere paradas de plantas para mantenimientos a mediana o gran escala.
• Gestión de Inventario: para la gestión, seguimiento y control de los activos (consumibles, reemplazos, partes, repuestos).
• Gestión de la Cadena de Suministros: para el aprovisionamiento “por si acaso” y “justo a tiempo” de piezas o reemplazos.
• Gestión de Recurso Humano y del Talento: para gestionar la disponibilidad de fuerza capacitada para ejecutar tareas de mantenimiento.
• Gestión y Asignación de Tareas: seguimiento y control formal de la ejecución del trabajo (asociado a la gestión del mantenimiento).
• Gestión Documental: de documentación técnica, normativas y legal de la actividad.
• Gestión de Conocimiento: del know-how empresarial en la actividad (de mantenimiento “in house”).
• Investigación de Operaciones: para la predicción y optimización, maximizando beneficio y reduciendo costos y riesgos.
• Inteligencia de Negocios: para el seguimiento gerencial de la actividad, se traduce en que tan eficiente hemos sido en la operatividad del mantenimiento y que tanto ha impactado en el negocio en términos de reducción de costos de mantenimiento, en términos de reducción de pérdidas diferidas de producción (las pérdidas por roturas de equipos y plantas) u otros indicadores que se plantee la gerencia del negocio.
• Supervisión y Monitoreo Automático: para el seguimiento automatizado del estado y funcionamiento de equipos (en relación con sistemas de tipo Supervisión, Control y Adquisición de Datos o SCADA en el control de procesos industriales).

El Sistema de Información EAM

Atendiendo a lo visto y para cubrir los requerimientos esenciales es necesario que estos sistemas tengan una arquitectura modular donde estén presente los siguientes módulos según las necesidades de la empresa:

1. Repositorio de Información Unificado (RIU): que cumple con la característica descrita previamente de registro detallado de los activos y sus parámetros, incluidas las diferentes operaciones que se realizan sobre el activo.
2. Módulos de Herramientas Integrales de Confiabilidad Operacional
3. 1. Herramientas de Diagnóstico
   2. 1. Proceso Analítico de Jerarquización (PAJ): es una técnica “focalizada fundamentalmente” como herramienta de apoyo a la toma de decisiones. La jerarquía de una tarea de decisión comprende tres niveles: la meta, los criterios, y las opciones. A través de consultas mediante encuestas a expertos en las áreas mencionadas se comparan los activos entre sí con respecto a cada atributo, obteniéndose una jerarquización de activos.
      2. Metodología de Confiabilidad, Disponibilidad y Mantenibilidad (CDM): se enfoca en un diagnóstico proactivo de la disponibilidad y el factor de servicio de un proceso de producción para un período determinado de tiempo, que busca caracterizar el estado actual de un proceso, sistema o equipos y predecir su comportamiento futuro basado en la configuración y confiabilidad de sus componentes, así como en la filosofía de mantenimiento, mediante el análisis del historial de fallas y reparaciones, los datos de las condiciones operacionales y datos técnicos.
      3. Análisis de la Criticidad Integral de Activos (ACIA): cumple con la característica de diagnóstico y análisis de la criticidad con el objetivo de enfocar el esfuerzo de mantenimiento de manera óptima.
   3. Herramientas de Control
   4. 1. Política de Criticidad Integral de Activos (PCIA): permiten diseñar planes óptimos de mantenimiento integrado a la característica de gestión de los planes de mantenimiento previamente definida.
      2. Integridad Mecánica de Equipos (IME): tienen por objeto garantizar que todo equipo estático de proceso gestionado y reemplazado oportunamente para prevenir fallas, accidentes o potenciales riesgos a personas, instalaciones y al ambiente; estableciendo los criterios basados en data histórica, normas y regulaciones organizacionales, nacionales e internacionales.
      3. Análisis Causa Raíz (ACR):  de gran efectividad en la solución de problemas de equipos que presentan fallas recurrentes cuando una gran cantidad de éstas en algunos equipos puede convertirlos en los llamados “pocos vitales”, es decir, un grupo reducido de equipos que pueden estar consumiendo el presupuesto de mantenimiento y afectando significativamente la operación y rendimiento de la instalación.
   5. Herramientas de Costo-Riesgo-Beneficio
   6. 1. Optimización Costo Riesgo para Frecuencias de Mantenimiento e Inspección (OCRFM): implementa un conjunto de modelos matemáticos propios de la industria del petróleo y gas para la planeación del mantenimiento y de las inspecciones (IBR: inspección basada en riesgo). Puede ser extendido a otras industrias.
      2. Optimización Costo Riesgo de Inventarios (OCRI): cumple con la característica de optimizar el inventario de partes y piezas como se explicó previamente.
      3. Análisis Económico del Ciclo de Vida (AECV): se basa en estimar o pronosticar todos los posibles “flujos de caja” que pudieran ocurrir durante toda la vida útil de un activo, sistema o proceso; y en la conversión de estos flujos de caja proyectados o futuros, a un valor económicamente comparable considerando el valor del dinero en el tiempo; tal como el valor presente neto (VPN).
      4. Análisis del Costo del Ciclo de Vida (ACCV): es una sub rama de la anterior pero se focaliza en los egresos generalmente post-mortem de la vida de un activo y persigue comprender mejor la dimensión de los egresos durante las estimaciones iniciales (permitiendo una retroalimentación al AECV).
4. Módulos de Herramientas de Operación y Mantenimiento
5. 1. Aviso de Fallas: cumple con la definición de la característica gestión de tarea de mantenimiento vista con anterioridad.

Resumen

El EAM se encuentra en el nivel táctico de los sistemas de información dado que por sus características es muy similar a un sistema de soporte a decisiones (DSS) en el ámbito de la confiabilidad y el mantenimiento. En las industrias donde el nivel equipamiento y su operatividad es crítico para el cumplimiento de los objetivos de producción el EAM tiene un rol fundamental dado que permite implementar la estrategia de Gestión Integral de Activos. Por la cantidad de características de un EAM es ideal que este sea modular de modo que se adapte efectivamente a las necesidades del negocio, aún así siempre debe contar con: (1) repositorio de información, (2) herramientas de confiabilidad y (3) gestión de la operación y del mantenimiento.